Kesekretariatan dan Kebendaharaan HMJ Akuntansi UNJ

 Ini adalah tugas materi Pra-PKMJ HMJ AKUNTANSI UNJ saya tentang Kesekretariatan dan Kebendaharaan yang ada di Himpunan Mahasiswa Jurusan Akuntansi Universitas Negeri Jakarta.

KESEKRETARIATAN

Fungsi

Bertanggung jawab atas pengarsipan, surat menyurat dan dokumentasi administrasi lainnya. Diharapkan pengarsipan dan administrasi tersusun baik, rapih dan teratur. Namun, kesekretariatan tidak lagi dipandang hanya dipandang atas administrasi namun jauh lebih kompleks sebagai pengatur dan pengendali kegiatan organisasi.

Dalam melaksanakan tugasnya Sekretaris Umum dibantu oleh Biro Kestari.

Tugas

  • Tata Kelola Surat-menyurat
  • Tata Kelola Proposal dan LPJ
  • Tata Kelola RK dan LK
  • Membuat bank data

Secara garis besar bertugas atas administrari pelaksanaan dan pengendalian sebuah kegiatan

SURAT

            Sebagai sarana komunikasi, untuk menyampaikan informasi.

  • Kop Surat
  • Penomoran Surat
  • Hari dan Tanggal Surat Dikeluarkan
  • Tujuan Surat
  • Isi Surat
  • Tanda Tangan (Pengesahan)

Jenis-jenis Surat

  1. Surat pemberitahuan
  2. Surat pernyataan
  3. surat permohonan
  4. surat rekomendasi
  5. surat peminjaman
  6. surat penawaran kerjasama
  7. surat undangan
  8. surat keterangan
  9. surat mandate
  10. surat ketetapan ( khusus )

Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban

Proposal merupakan perencanaan tertulis atas sebuah kegiatan yang akan dilaksanakan.

Laporan Pertanggung jawaban Laporan tertulis secara lengkap menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dibuat setelah pelaksanaan kegiatan.

Format Proposal Program kerja

Halaman cover

Lembar pengesahan ( ka Lembaga dan PD III FE )

Pendahuluan berisikan latar belakang diadakannya kegiatan

Landasan kegiatan

Tujuan Kegiatan

Nama dan Tema Kegiatan

Sasaran Kegiatan

Waktu Kegiatan

Deskripsi Acara

Susunan Acara ( Lampiran 1 )

Anggaran Biaya ( Lampiran 2 )

Susunan Panitia ( lampiran 3 )

Penutupan

Lampiran 1,2 dan 3

Kontraprestasi, khusus untuk permohonan kerjasama

Sponsorship

Lampiran2 pendukung

Format LPJ Program Kerja

Halaman cover

Lembar pengesahan ( ka Lembaga dan PD III FE )

Pendahuluan berisikan latar belakang diadakannya kegiatan

Pelaksanaan ( Bentuk Narasi )

Laporan Masing2 seksi

Susunan acara (perencanaan )

Laporan susunan acara

Anggaran Biaya ( perencanaan )

Laporan Anggaran Biaya

Penutup

Lampiran

Rancangan Kegiatan dan Laporan Kegiatan

Format Rancangan Kerja

Pendahuluan

Landasan Kegiatan

Tujuan Kegiatan

Sasaran Kegiatan

Nama dan Tema Kegiatan

Waktu Kegiatan

Anggaran Dana

Penutup

Format Laporan Kerja

Pendahuluan

Laporan Kegiatan

-Pelaksanaan Acara (Bentuk Narasi )

-Perencanaan,Pelaksanaan, factor pendukung, factor penghambat

Laporan Keuangan

Penutup

Lampiran

1.Rancangan Kerja asli

2.Surat2

3.Presensi

4.Bukti Transaksi

BPM

  • Suratsurat terkait :

Surat Pelaksanaan Kegiatan

Surat Pengunduran Kegiatan

Surat  Undangan Kegiatan

 

KEBENDAHARAAN HMJ AKUNTANSI

DEFINISI BENDAHARA

Orang yang mengurus, mengatur, mengelola dan bertanggung jawab atas sistem keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran dalam lingkup organisasi

STRUKTUR HMJ AK

struktur hmj ak

MACAM-MACAM BENDAHARA

BENDAHARA HMJ AK

BENDAHARA DIVISI DAN BIRO

BENDAHARA KEGIATAN (PROKER)

TUGAS BENDAHARA HMJ AK

  • Membuat Kebijakan Bendahara untuk HMJ Akuntansi FE UNJ 2012
  • Menyusun Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi (APBO)
  • Membuat Buku Besar Akun Kas
  • Membuat Laporan Keuangan Satu Periode

FUNGSI BENDAHARA 1 DAN 2

Bendahara 1 : EKSTERNAL HMJ AK

  • SUMBER DANA -> Saldo Kas Periode Sebelumnya, Dana Rektorat, Fakultas, POM
  • PELAPORAN -> SPJ, Buku Besar Akun Kas Eksternal, Laporan Keuangan Eksternal

Bendahara 2 : INTERNAL HMJ AK

  • SUMBER DANA -> Pengurus HMJ AK FE UNJ
  • PELAPORAN -> Buku Besar Akun Kas Internal, Laporan Keuangan Internal

FUNGSI DAN TUGAS BENDAHARA DIVISI DAN BIRO

  • Terdiri dari 1 bendahara
  • Mengelola uang kas masing-masing divisi dan biro
  • Mengatur pemasukan dan pengeluaran untuk kegiatan divisi dan biro

FUNGSI DAN TUGAS BENDAHARA KEGIATAN (PROKER)

  • Terdiri dari 1 atau 2 bendahara, tergantung proker
  • Membuat Anggaran Kegiatan (Proker)
  • Membuat Laporan Keuangan yang disajikan dalam Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) untuk BPM dan Sponsorship
  • Membuat Surat Pertanggungjawaban (SPJ) jika dana tersebut berasal dari Fakultas dan Rektorat

ANGGARAN KEGIATAN

PEMASUKAN

  • Kas HMJ AK FE UNJ                                        XX
  • Pendaftaran Peserta                                        XX+

Total Pemasukan                                                                   XX

PENGELUARAN

  • Kesekretariatan                                               XX
  • Sie. Acara                                                        XX
  • Sie. HPD                                                         XX
  • Dll                                                                   XX+

Total Pengeluaran                                                              (XX)

DEFISIT                                                                            (XX)

Pemasukan > Pengeluaran : SURPLUS

Pemasukan < Pengeluaran : DEFISIT

CONTOH ANGGARAN

LAPORAN KEUANGAN

PEMASUKAN

  • Kas HMJ AK FE UNJ                                                  XX
  • Pendaftaran Peserta                                                  XX
  • SPONSORSHIP                                                         XX+

Total Pemasukan                                                                            XX

PENGELUARAN

  • Kesekretariatan                                                XX
  • Sie. Acara                                                        XX
  • Sie. HPD                                                         XX
  • Dll                                                                   XX+

Total Pengeluaran                                                              (XX)

DEFISIT/SURPLUS                                                           XX

*dalam laporan keuangan harus dicantumkan kwitansi/tanda bukti yang terkait dgn pengeluaran

Pemasukan > Pengeluaran : SURPLUS

Pemasukan < Pengeluaran : DEFISIT

 

SEKSI-SEKSI YG MEMPENGARUHI DANA PENGELUARAN

  • Kesekretariatan

-BPH

-Kestari

  • Sie. Acara
  • Sie. Humas, Publikasi, dan Dokumentasi (HPD)
  • Sie. Perlengkapan (Perkap)
  • Sie. Konsumsi
  • Sie. Kedisiplinan (KDSP)
  • Sie. Dana dan Usaha

SIFAT-SIFAT YANG DIPERLUKAN SEBAGAI BENDAHARA

  • JUJUR
  • TRANSPARAN
  • PROFESIONAL
  • BERTANGGUNG JAWAB
  • INTEGRITAS
  • DISIPLIN WAKTU
About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s